Introducción

La investigación del trabajo que presenta a continuación es acerca de las actividades logísticas relacionadas con los inventarios y abastecimiento en una Empresa Panameña de Distribución de Productos Terminados para el Hogar, de Cuidado Personal y Comestibles. Por motivos de confidencialidad, el nombre no será mencionado.

Para este trabajo me basé en tomar la cadena de valor de Proveedor-Distribuidor, y por lo tanto, el análisis de como esta empresa se abastece del producto terminado solicitando a sus diferentes proveedores, y también de como maneja su inventario en la empresa.

ADMINISTRACION DE INVENTARIOS Empresa Panameña de Distribución

Al analizar la cadena de valor del canal comercial Proveedor-Distribuidor de La Empresa Panameña de Distribución, se identificó lo siguiente:

• Las herramientas que utiliza esta empresa para saber cuando tiene que abastecerse del Producto Terminado, actualmente se maneja de una manera casi manual, ya que la herramienta que utilizan para realizar la Planeación de Compras de cada uno de los productos a los distintos proveedores internacionales es un documento hecho en casa en Excel, el cual está configurado con formulas para que el usuario ingrese los datos necesarios para ir realizando su planeación.

• La comunicación con su proveedor, es solo para solicitarle mercancía, realmente esta empresa no conoce mucho sobre las distintas situaciones que pueda tener su proveedor de mercancía, y si en algún momento se retrasa la mercancía, no conoce las situaciones reales del por qué.

• También se da el caso de que al no tener un buen sistema en la empresa para llevar sus inventarios, a veces piden más de lo necesario, y la bodega principal no tiene la capacidad para almacenar tanta mercancía del producto terminado, y por lo tanto hay que poner la mercancía en el piso.

• La Bodega principal abastece a sus bodegas en el interior del país, y al no tener un sistema adecuado, realizan los pedidos llamando por teléfono a Panamá, y utilizan documento a mano, para saber con que productos y con que cantidad tienen que reabastecerlas, y por esto muchas veces no se envían los pedidos internos completos.

• Debido al crecimiento que ha tenido esta empresa, las herramientas hechas en casa ya no son las adecuadas para poder atender sus necesidades operativas y por lo tanto, requiere de mucho esfuerzo adicional por parte de sus colaboradores para poder soportar los procesos de negocios que están llevando a cabo actualmente y esto pone en riesgo las posibilidades de un mayor crecimiento ordenado de la empresa. Entre los mayores retos que tiene la empresa están poder aumentar la eficiencia en el control de su inventario y mejorar su cadena de distribución.

Mejoras que se pueden llevar acabo

Después de haber identificado los problemas actuales que tiene esta Empresa Panameña de Distribución, se pueden realizar las siguientes mejoras:

• Que esta empresa tenga una relación en base a redes de conocimiento con sus proveedores, que los conozca más, que esté pendiente de la relación para que tengan una conexión en la cual se comuniquen para ambos lograr un mejor desempeño y éxito laboral, y así el proveedor cumplirá con muy buenos tiempos de entrega y calidad, y el distribuidor podrá tener el producto terminado para el momento necesario y en muy buen estado.

• Otra mejora para esta empresa, sería implementar un ERP, un sistema integrado que tenga incorporadas las mejores prácticas en el manejo de inventario y de compras de manera que puedan optimizar sus procesos dentro de la cadena de distribución. Para que estos los ayude a reducir costos y lograr una alta disponibilidad de la información estratégica para toma de decisiones.

Implementación de un sistema ERP

Esto le va a permitir tener beneficios en:

• Mayor posibilidad de monitorear ordenes de compras en tiempo real y los pedidos de sus bodegas.
• Manejo y Administración del Maestro de Proveedores.
• Generación y Gestión de requerimientos de compras
• Disminuye el papeleo involucrado en este proceso y disminuye el tiempo del proceso de compras. Entre las facilidades que provee el sistema está: la revisión de la situación con el proveedor antes de la negociación, la creación de ordenes estándares y acuerdos.
• Recepciones Parciales y % Tolerancia en las recepciones
• Flujo de Trabajo de revisión y aprobación de requisiciones y órdenes de compra.
• Mayor eficiencia en el manejo del inventario y en los recursos del almacén central.
• Se podrá tener reportes y consultas para la toma de decisiones tanto en compras como en inventario.
• Se podrán definir e implementar puntos mínimos de reorden a los proveedores y/o a la bodega central basados en los mínimos y máximos definidos para cada producto.

Al tener un ERP manejado con Internet, esto va a beneficiar mucho a la empresa en cuanto a tener una:

• Mayor disponibilidad de información para toda la organización
• Mayor agilidad para atender cambios del negocios
• Mejor comunicación con clientes internos y suplidores